Job Hunting in Japan (1): Using recruitment agencies and job portals

In this series, I will share my job-hunting experience in Japan, focusing on fresh-graduate hiring 新卒採用. Your comments and questions are welcome ;) 

Part 1: Sign Up with Recruitment Agencies 

To put it simply, when companies do not have enough resources to find suitable candidates (not enough HR staffs, no network to databases of foreign candidates, etc.), they will pay someone to take care of the process, and that "someone" is a recruitment agency. These agencies take commission directly from hiring companies, so remember that you do not have to pay a dime to use these services. 

Kinh nghiệm: Nộp đơn thạc sĩ master tại Đại học Tokyo, Nhật Bản (University of Tokyo)

Hiện nay Nhật Bản đang phát triển chương trình Global30, thực hiện giảng dạy và nghiên cứu bằng tiếng Anh. Các bạn có thể vào trang này để tìm hiểu về chương trình học và yêu cầu của từng trường http://www.uni.international.mext.go.jp/

Hiện nay có các trường sau đây tham gia vào G30: Tohoku University, University of Tsukuba, The University of Tokyo, Nagoya University, Kyoto University, Osaka University, Kyushu University, Keio University, Sophia University, Meiji University, Waseda University, Doshisha University, Ritsumeikan University.

Bạn nên bắt đầu tìm kiếm bằng việc tìm theo course (bạn muốn học ngành gì), sau đó xem chi tiết của từng chương trình và yêu cầu của từng trường. Mỗi trường có yêu cầu và tiêu chuẩn rất khác nhau, vì thế bạn phải xem thật kỹ.

***********************

Kinh nghiệm nộp cho UTokyo

Chương trình mình học hiện nay thuộc G-30 (dạy hoàn toàn bằng tiếng Anh). List chương trình G30 của UTokyo. Mỗi trường ở UTokyo có yêu cầu riêng. Chương trình của mình yêu cầu Application form (thông tin cá nhân), TOEFL và GRE, Letters of recommendation, Research plan, Writing sample, và Personal statement.

• TOEFL/GRE: Lưu ý là UTokyo bắt buộc nộp TOEFL bất kể bạn có tốt nghiệp đại hoc từ các nước nói tiếng Anh. UTokyo không công bố điểm trung bình của các thí sinh, chỉ nói chung là "gần giống với các trường top trên thế giới". Mọi người cũng đừng nên lo lắng nếu điểm thi không cao, vì TOEFL/GRE chỉ là một phần trong hồ sơ, có thể dùng những phần khác bù lại. 
• Research Plan: Mình tham khảo mẫu dùng cho MEXT application, viết và trình bày theo dạng 1 journal article. Mình viết research plan theo yêu cầu của giáo sư hướng dẫn ở giai đoạn "tìm advisor" và sau đó dùng research plan trong application chính thức cho trường
• Writing Sample: Mình dùng một bài independent research paper (khoảng 30 pages)
• CV: xem bài chia sẽ chi tiết ở đây

***********************

Học bổng

Tại Nhật có hai dạng học bổng là học bổng chính phủ (MEXT) và học bổng do các công ty hay các quỹ tư nhân cấp cho sinh viên. Học bổng MEXT sẽ cấp khoảng tiền hàng tháng là 1400USD trong suốt khoảng thời gian bạn theo học, đồng thời miễn học phí. Học bổng tư nhân thường dao động từ 1000 đến 2000USD môĩ tháng, có giá trị từ 1 đến 2 năm, và hay tổ chức các hoạt động giao lưu, hội họp cho sinh viên. 

a) Học bổng MEXT (Học bổng do chính phủ Nhật Bản cấp)

Bạn có hai hướng lựa chọn, một là nộp học bổng MEXT theo đường đại sứ quán (embassy recommendation) hoặc MEXT do trường tiến cử (university recommendation).

1. Embassy recommendation: Nộp hồ sơ cho đại sứ quán xét duyệt và thi. Ưu điểm là hồ sơ bạn sẽ được xét duyệt so với các ứng viên khác từ Việt Nam và bạn sẽ được ưu tiên nếu làm trong khối nhà nước. Điều bất lợi là bạn bắt buộc phải có mặt ở Việt Nam trong suốt quá trình xét duyệt, và phải chờ hơn một năm kể từ ngày nộp đến ngày lên đường. Sau khi được cấp học bổng, bạn liên lạc với giáo sư các trường, nếu giáo sư đồng ý nhận thì mọi việc gần như xong xuôi. 
2. University recommendation: Liên lạc với giáo sư, trình bày nguyện vọng, nếu giáo sư cảm thấy hồ sơ của bạn tốt và chấp nhận bạn vào lab, bạn nộp hồ sơ cho trường, và trường sẽ tiến cử bạn đến MEXT. Ưu điểm là bạn hoàn toàn chủ động trong việc tìm giáo sư và hướng nghiên cứu, không cần có mặt tại Việt Nam, và sẽ thuận lợi nếu giáo sư hiện tại của bạn có quan hệ mật thiết với giáo sư tại Nhật. Điểm khó khăn là hồ sơ của bạn sẽ được xét duyệt so với ứng cử viên toàn thế giới và không chắc chắn hồ sơ của bạn sẽ được MEXT đồng ý dù đã được giáo sư nhận và trường tiến cử.

Lưu ý về Đại học Tokyo: Theo mình biết thì một vài khoa tại Đại học Tokyo bắt buộc ứng cử viên phải đến trường để thi đầu vào (làm test và trình bày research plan) mặc dù được giáo sư tiến cử và có học bổng MEXT hay các học bổng khác.

b) Học bổng tư phí

Ngoài học bổng chính phủ Nhật Bản thì các công ty, tập đoàn cũng dành các suất học bổng mỗi năm cho sinh viên tự túc. Các bạn lưu ý là các học bổng này thường chỉ dành cho những ai đang ở Nhật (trừ có học bổng Rotary mình biết có cho nộp từ ngoài nước Nhật).

1. University Recommendation: Đối với trường hợp này thì sau khi được nhận admission, trường có thể chủ động tiến cử bạn lên quỹ học bổng, hoặc bạn nộp trực tiếp liên lạc với văn phòng sinh viên của trường. Các bạn cần liên lạc với trường để biết thêm chi tiết, vì các quỹ học bổng có chỉ tiêu nhất định với từng trường
2. Direct Application: Sinh viên tự nộp đến các quỹ học bổng 

Thường học bổng tư phí chỉ có kỳ tháng 4 nên các bạn cần được nhận vào trường đợt mùa hè (tháng 7 năm trước đó) thì mới kịp quy trình nộp học bổng. Tuỳ quỹ học bổng mà họ sẽ có những yêu cầu khác nhau như: phỏng vấn, viết luận, thi Web-test, v.v. Các học bổng tư phí (hầu hết) đều yêu cầu sinh viên có thể giao tiếp tiếng Nhật (ít nhất là trình độ N3).

Tham khảo: Danh sách học bổng tư phí

c) JSPS Fellowship

Một dạng ít người biết hơn là làm research tại các viện nghiên cứu độc lập tại Nhật. Hiện nay có một vài lab tại RIKEN nhận sinh viên làm master/PhD nếu Principal Investigator (PI) tại lab đó giữ vị trí "visiting professor" tại một trường khác. Sinh viên sẽ làm việc toàn thời gian tại RIKEN (không phải học lớp nào cả), và khi tốt nghiệp sẽ được cấp bằng từ trường đại học mà PI giữ vị trí "visiting professor". Ví dụ một PI có giữ chức "visiting professor" tại UTokyo thì sinh viên làm việc toàn thời gian tại RIKEN, và nếu đạt điều kiện tốt nghiệp (thường là 2 journal articles) thì sẽ được UTokyo cấp bằng master/PhD. Với dạng Ph.D. này bạn có thể nộp fellowship của Japan Society for the Promotion of Science (JSPS). Quá trình nộp đơn giống university recommendation, bắt buộc phải liên hệ trước với Principle Investigator.

***********************

Hỏi đáp nhanh

Cách liên lạc với giáo sư hướng dẫn: Các bạn có thể tham khảo bài viết này của mình. "Kinh nghiệm nộp đơn cho research program"

Môi trường lab: Tùy theo đặc điểm của từng lab mà các seminar, lab meeting, sẽ được diễn ra bằng tiếng Anh, tiếng Nhật, hay cả hai. Mình nghĩ các bạn nên lưu ý về "văn hóa của lab" trong quá trình nộp đơn (họ có sử dụng được tiếng Anh hay không, họ có hay up ảnh lên website hay không, v.v.) Tuy research là một hành trình độc lập, nhưng nếu có sự hỗ trợ và giao lưu thường xuyên với những người xung quanh, bạn sẽ không phải trải qua cảm giác đơn độc. Thêm nữa là khi nói chuyện với những người chung ngành, bạn có thể phát triển được các ý tưởng mới cho nghiên cứu.

Tiếng Nhật: Tùy vào chương trình, các trường có hướng quốc tế hóa sẽ có nhiều lớp dạy bằng tiếng Anh. Nhiều trường không đủ các lớp dạy tiếng Anh thì các bạn sẽ học bằng tiếng Nhật (chấp nhận viết assignment bằng tiếng Anh). Luận văn tốt nghiệp viết bằng tiếng Anh. Ngoài ra các Đại học lớn đều có trung tâm tiếng Nhật cho sinh viên quốc tế, các bạn có thể đăng ký theo học (ai có thời gian làm nghiên cứu sinh 6 tháng thì càng nên tận dụng)

Sống ở Nhật có vui không: Đi học và có học bổng thì sẽ rất vui. Nhật là đất nước văn minh, tiện lợi, khí hậu ôn hoà, nhiều cảnh đẹp và dịch vụ giải trí.

Nguồn hình: Mình chụp ở trường 

Hitchhiking in Japan: A quest for self-discovery

Wanting to see the ‘real’ Japan after spending years learning about foreign cultures, a poor college student in Kyoto found a cheap way to talk to local people all over Japan. He did hitch-hiking, a mean to travel by asking for a ride from strangers on the road. Within October to December, he went from Hokkaido to Kyushu, not only learning to open his mind but also unveiling the diversity within Japan.

Why did you decide to hitchhike?

I was taking a gap year in college. I went to Singapore, and then Shanghai. When I came back to Japan, I realized that I knew nothing about Japan. I learned about other countries, like Singapore, China, and New Zealand, where I stayed for an exchange year, yet I knew nothing about my homeland. So I decided that the best way to learn about Japan is not to visit sightseeing places like an ordinary tourist, but to be able to hold a conversation with local people. At that time, I did not have much money, so the best way is to do hitch hiking. From October to December 2013, I traveled from Hokkaido to Kyushu just by asking for a ride from strangers.

[Research Career] Interview tips for a research position

People take great surprise when I say my first professional job is a research assistant position for a project on solar energy. 'What does a degree in psychology have to do with solar energy?' seems to be a puzzle. It was indeed a nerve-breaking puzzle, but I managed through it, so here are are some tips for people who may be interested in pursuing the same path.

See my post in facebook for more information provided in the comment section

INTERVIEW TIPS FOR AN ACADEMIC POSITION People take great surprise when I say my first professional job is a research...
Posted by Lan Tran on Saturday, October 24, 2015

The survival guide for the returnee: How to find a job

You returned to Vietnam, so what now? I returned to Vietnam on January 2015 after finishing a bachelor degree in psychology from Green Mountain College, a liberal arts college in Vermont, USA. A job offer, however, was not a part of my luggage. I came home empty-handed. This is a story of how I juggled through my nine months at home.

THE SURVIVAL GUIDE FOR RETURNEEPART 2: HOW TO FIND A JOB You returned to Vietnam, so what now?I returned to Vietnam...
Posted by Lan Tran on Wednesday, September 2, 2015

Phân biệt CV và Resume, cách viết research experience trong CV

Mọi người thường hay lẫn lộn CV và Resume, nhưng khi nộp grad school, research program, hay academic jobs, bạn phải nộp Academic CV chứ không phải là resume. Vậy viết CV như thế nào là đúng và tốt?

Đầu tiên, mình sẽ liệt kê những điểm khác nhau giữa CV và Resume 

Các bạn có thể xem một vài CV trong lab này. 

Bây giờ mình sẽ phân tích lý do tại sao trong giới học thuật dùng Academic CV (chứ không phải resume). Đối với Master/PhD students (early-career researcher) thì việc thay đổi chủ đề nghiên cứu, hay làm một project mà không ra kết quả được xem là ... chuyện có thể chấp nhận (nhiều senior scientists nói thế với mình). Thế nên các bạn không phải lo lắng nếu không có 'kết quả', vì Principle Investigator (PI) quan tâm nhiều hơn đến khả năng hiện tại, tiềm năng phát triển, cách chọn chủ để nghiên cứu, kỹ năng xử lý các vấn đề phát sinh, sự hiểu biết tổng quan về ngành, và bạn có thể đóng góp như thế nào đến project tại lab.

Tổng quát kinh nghiệm nộp đơn cho các research program

1. Vì sao nên đi làm research internship? 

Đối với những ai muốn học lên master hay PhD thì đây sẽ là cơ hội tốt để xác định mình có đủ đam mê để theo đuổi ngành học hay không. Việc học master hay PhD không chỉ đơn giản “thích là học”, bạn sẽ phải đối diện với nhiều rất nhiều thử thách. Những áp lực sẽ đến là việc bị hối thúc lấy chồng lol, cảm giác khi thấy bạn bè mình đã ổn định mà mình còn lông bông (bây giờ thì chưa thấy gì đâu, nhưng chỉ cần khoảng 5 năm nữa khi bạn vẫn sống trên stipend tầm 10-30k/năm thì bạn của bạn đã có thể kiếm được 60-80k rồi), cuộc sống quanh quẩn trong lab, ít bạn bè, tổn hại nhan sắc, v.v. Làm research khi đi học nó khác rất nhiều so với đi làm research full time, khi đi học thì còn có nhiều coursework khác, nhiều hoạt động khác có thể thấy vui, còn khi đi làm research full time thì nó … nghiệt ngã lắm. Thế nên trước khi quyết định “PhD or not to PhD” thì mình khuyên các bạn đi làm ít nhất một lần để biết được đam mê và khả năng của mình đến đâu.

Ngoài ra, đây còn là cơ hội chuyển lên một thành phố lớn, có thêm tiền rủng rỉnh, YOLO ("you only live once") một lần cho đã …

2. Kiếm internship như thế nào?